Innbetaling med ukjent KID

Hva har skjedd?

Det har kommet inn en betaling på bankkontoen deres med et KID-nummer som ikke stemmer med noen faktura i Bookingleaf. Pengene står trygt på kontoen deres – men fordi KID-nummeret ikke matchet, kunne ikke Bookingleaf registrere betalingen automatisk på riktig faktura. Fakturaen den gjelder står derfor fortsatt som ubetalt i Bookingleaf, og kunden kan i verste fall få en purring på en faktura de allerede har betalt.

For å rette opp dette må du finne fakturaen betalingen gjelder, og registrere betalingen manuelt.

Hvorfor skjer dette?

KID-nummeret på en faktura inneholder normalt fakturanummeret, og brukes til å koble innbetalinger automatisk til riktig faktura. Den vanligste årsaken til en ukjent KID er at betaleren har tastet KID-nummeret manuelt i nettbanken og gjort en tastefeil – for eksempel ett siffer feil, eller to sifre byttet om. Det kan også skje at betaleren har brukt KID-nummeret fra en gammel eller feil faktura.

Slik finner du riktig faktura

• Sammenlign med fakturanumre. KID-nummeret inneholder normalt fakturanummeret. Se etter fakturaer med nummer som ligner på KID-en i varselet du fikk – ett siffer feil eller to sifre byttet om er det vanligste.
• Filtrer på ubetalte fakturaer. Gå til Økonomi → «Fakturaer» og filtrer listen på ubetalte fakturaer. Se etter en faktura med samme beløp som innbetalingen, med dato rett før betalingsdatoen.
• Sjekk KID på fakturasiden. Åpner du en faktura, vises dens KID-nummer i panelet «Faktura» – slik kan du sammenligne direkte med KID-en i varselet.
• Fakturerer dere også utenfor Bookingleaf? Sjekk om KID-en gjelder en faktura fra det andre systemet – da har kunden betalt riktig KID til feil konto. Betalingen skal i så fall ikke registreres i Bookingleaf, men på fakturaen i det andre systemet. (Pengene står likevel på kontoen som er koblet til Bookingleaf – husk å ta hensyn til det i regnskapet.)
• Spør betaleren. Finner du fortsatt ikke riktig faktura, kan du spørre kundene du venter betaling fra om en kvittering fra nettbanken. Kvitteringen viser hvilket KID-nummer og beløp som ble betalt.

Slik registrerer du betalingen manuelt

Du må være administrator hos tilbyderen for å registrere betalinger.

1. Logg inn på app.bookingleaf.com og gå til Økonomi → fanen «Fakturaer».
2. Finn fakturaen betalingen gjelder, og åpne den.
3. I panelet «Betaling», klikk «Registrer betaling».
4. Fyll inn betalingsdato og beløp. Lenken «Ubetalt beløp er …» fyller inn restbeløpet automatisk.
5. Velg «Norsk bankkonto» som betalingskilde, og oppgi kontonummeret betalingen kom inn på.
6. Lagre.

Betalingen vises deretter i betalingslisten på fakturaen som «Registrert betaling», og fakturaen regnes som betalt. (Betalinger som kobles automatisk fra bankfilen vises som «OCR-betaling».)

Har kunden betalt, men ingenting vises i Bookingleaf?

Hvis en kunde sier de har betalt, men innbetalingen verken er registrert på fakturaen eller meldt som ukjent KID, kan betalingen ha gått til en annen bankkonto enn den som er koblet til Bookingleaf – for eksempel en konto dere bruker til fakturering utenfor Bookingleaf. Be kunden om en kvittering fra nettbanken, og kontroller hvilket kontonummer betalingen gikk til. Finner dere betalingen på en annen konto, registrerer du den manuelt på fakturaen i Bookingleaf som beskrevet ovenfor – oppgi da kontonummeret betalingen faktisk kom inn på.

Får du det ikke til?

Ta kontakt med oss på contact@bookingleaf.com, så hjelper vi deg med å finne riktig faktura.