Når kunden ikke betaler

Når en kunde ikke betaler, og dere tror pengene aldri kommer, skal fakturaen ikke krediteres. Dere purrer, sender den til inkasso hvis det er verdt det, og når tapet er konstatert, tapsfører dere den med Tapsfør. Inntekten står, kunden skylder fortsatt, og regnskapsføreren får tapet i Regnskapsgrunnlag.

Krediter eller tapsfør?

En kreditnota retter et salg som var feil: en time som ikke ble holdt, en feil pris, eller et avslag dere har avtalt med kunden. Har kunden fått det de betalte for, men ikke betaler, er det ikke salget som er feil. Da tapsfører dere fakturaen.

Det er mer enn en formalitet. En kreditnota sier til kunden at de ikke skylder noe, så kravet kan ikke lenger sendes til inkasso. Etter god regnskapsskikk skal en kreditnota heller ikke brukes for å dokumentere et tap på en kunde.

En tapsført faktura kan ikke krediteres. Viser det seg at salget var feil likevel, reverserer du tapsføringen først (se under).

Først: purr og send til inkasso

Før dere tapsfører, gjør dere det dere kan for å få pengene.

1. Send påminnelser. Med tre påminnelser og seks måneder etter forfall har dere grunnlag for å tapsføre, selv uten inkasso.
2. Send kravet til inkasso, hvis dere bruker inkasso og beløpet er verdt det. Inkassobyrået sender sitt eget inkassovarsel.
3. Tapsfør når ett av grunnlagene under holder.

Slik setter dere opp purreplanen og sender til inkasso: Purringer og inkasso.

Når kan dere tapsføre?

Et tap er konstatert når ett av disse holder. Det er de samme vilkårene Skatteetaten bruker, og dere velger det som gjelder når dere tapsfører.

• Ubetalt seks måneder etter forfall: fakturaen er ikke betalt seks måneder etter forfall, selv om det er sendt minst tre påminnelser.
• Inkasso eller tvangsinndrivelse har ikke ført fram: inkassobyrået eller namsmannen har avsluttet saken uten at pengene kom inn.
• Konkurs uten dekning: kunden er konkurs, og det er ingenting til dette kravet i boet.
• Andre forhold: noe annet gjør det klart at pengene ikke kommer.

Dere må kunne vise hva som støtter grunnlaget hvis noen spør. Forfallet og påminnelsene står i fakturaens historikk i Bookingleaf. Brev fra inkassobyrået eller bobestyreren tar dere vare på selv.

Slik tapsfører du en faktura

1. Åpne fakturaen under Ordre → Fakturaer.
2. Klikk Tapsfør, ved siden av Krediter.
3. Under Beløp som tapsføres står det som er åpent på fakturaen. Hele beløpet tapsføres. Har kunden betalt en del, tapsføres resten.
4. Velg Grunnlag.
5. Skriv et Notat om hva som støtter grunnlaget, for eksempel inkassobyrået, saksnummeret og datoen saken ble avsluttet.
6. Klikk Tapsfør faktura, og bekreft.

Velger du Ubetalt seks måneder etter forfall, viser Bookingleaf forfallet, datoen seks måneder etter, og påminnelsene som er sendt. Notatet er da valgfritt. Er det ikke gått seks måneder, eller er det sendt færre enn tre påminnelser, får du en advarsel. Du kan tapsføre likevel, men sjekk at grunnlaget holder, eller velg et annet. Har dere purret utenfor Bookingleaf, for eksempel i brev, skriv det i notatet.

For de tre andre grunnlagene må du skrive et notat.

Bare eiere og administratorer kan tapsføre.

Hva skjer når fakturaen er tapsført?

• Fakturaen viser Tapsført, på fakturaen, i fakturalisten, hos kontakten og i Forfalte fakturaer. I Alle fakturaer finner du dem med filteret Tapsført.
• Den får ingen flere påminnelser.
• Inntekten står, og tapet føres i dag. Tapsføringen får dagens dato, så den havner aldri i en periode dere allerede har sendt til regnskapsføreren.
• Kunden skylder fortsatt beløpet. Kunden ser fakturaen som ubetalt, og KID og betalingssiden virker som før. Tapsføringen er for regnskapet deres, ikke en beskjed til kunden.

Hva regnskapsføreren får

Tapsføringen kommer med i Regnskapsgrunnlag for perioden den ble gjort i, under Tapsføringer med dokumentasjon: fakturaen, kunden, datoene, beløpet, grunnlaget, notatet og påminnelsene som ble sendt. Den er ikke en innbetaling, og er ikke med i Sum innbetalt.

Er salget MVA-pliktig, viser listen MVA-andelen av beløpet. Om og når utgående MVA skal korrigeres, avgjør regnskapsføreren.

Betaler kunden likevel

Registrer betalingen som vanlig, eller la den komme inn med KID. Tapsføringen reverseres av seg selv for beløpet som kom inn, datert den dagen. Regnskapsføreren ser reverseringen i Regnskapsgrunnlag.

Var tapsføringen feil?

En tapsføring fjernes ikke. Var den feil, reverserer du den:

1. Åpne fakturaen og klikk Tapsfør.
2. Klikk Reverser tapsføring.
3. Velg Tapsføringen var feil, for eksempel fordi det var feil faktura, eller kunden har avtalt å betale likevel. Skriv gjerne et notat.
4. Klikk Reverser tapsføring.

Beløpet blir åpent på fakturaen igjen, datert i dag. Etterpå kan du sende påminnelser, kreditere og motregne fakturaen igjen.

Vil dere frafalle kravet?

Gir dere kunden et avslag fordi noe var galt med det de kjøpte, for eksempel etter en klage, krediterer dere fakturaen.

Vil dere la kunden slippe å betale av andre grunner, har Bookingleaf ikke noe eget for det ennå. Til da kan dere gjøre slik:

1. Åpne fakturaen og klikk Registrer betaling.
2. Velg Annet under Betalt med, og skriv i Hva var betalingen? at kravet er frafalt, for eksempel «Frafalt, ingen betaling. Avtalt med Ola 26.10.»
3. Gi regnskapsføreren beskjed.

Kunden ser da fakturaen som betalt. I Regnskapsgrunnlag står den blant innbetalingene, men det har ikke kommet penger, så regnskapsføreren må føre den som et tap eller en ettergivelse, ikke mot banken.