Fakturer hele terminen på én gang

Når påmeldingene til en termin er inne, er det mange ordrer som skal faktureres. I Faktureringskø tar du dem alle på ett sted, uten å åpne hver ordre. Du velger hva du vil gå gjennom og hvordan kursene skal faktureres. Så tar du kundene én etter én, med ett klikk hver. Ordrer som ikke har noe å fakturere, lukker du samlet.

Kursavgiften kan du fakturere på én gang, i månedlige fakturaer eller delt i to. Hver ordre får sin egen plan, og du ser den før den lagres.

Kom i gang

Gå til Ordre og velg fanen Faktureringskø.

Vil du bare fakturere én kundes ordrer, åpner du kunden og trykker Fakturer ordrene på fanen Ordre. Da står det «Bare ordrene til» og navnet øverst, og køen har bare den kundens ordrer.

Alle fakturaer trenger kontonummer og organisasjonsnummer. Mangler de, står det Legg inn bankopplysningene først. Trykk Gå til Bank og KID og legg dem inn.

Velg hva du vil gå gjennom

Først spør siden Hva vil du gå gjennom? Hvert valg viser hvor mange ordrer det gjelder, og hvor mye som skal faktureres.

Alle åpne ordrer: alt som er åpent, også ordrene som skal lukkes. Bra for det som står igjen etter en termin, eller for faktureringen hver uke eller måned.
En termin: ordrene til kursene i én termin. Velg dette etter terminstart, eller før, når påmeldingene er inne. Så velger du terminen under Hvilken termin?
Ett kurs: påmeldingene på ett kurs eller en camp. Søk opp kurset under Hvilket kurs? Bruker dere ikke terminer, er det slik du velger kurs.
Ordrer uten termin: varer, arrangementer og kurs som ikke hører til en termin. De faktureres med én faktura hver.

Har du vært her før, står det du valgte sist øverst, under Som sist. Trykk Start på det kortet, så starter du med de samme valgene. Hva du valgte sist, huskes i nettleseren du bruker.

Under valgene står det for eksempel «3 ordrer kan lukkes uten faktura». Trykk Lukk ordrene for å gå rett til dem, se Ordrer med ingenting å fakturere.

Velg hvordan kursene skal faktureres

Har ordrene du har valgt påmeldinger til kurs, spør siden Hvordan skal kursene faktureres?

Én faktura: hele beløpet på én faktura, laget nå.
Månedlig: like store fakturaer hver måned, så lenge kurset varer eller et fast antall.
Del i to: første del nå, resten senere i kurset.

Det du valgte sist gang, er merket Sist. Trykk Start når du har valgt. Valgene dine står på en linje øverst i køen, og med Endre kan du gå tilbake og endre dem.

Én faktura

Øverst i køen velger du Forfallsdato og om fakturaene skal sendes på e-post (Send fakturaene på e-post). Det gjelder alle fakturaene du lager i køen. Bruker dere intern fakturering, sendes ingenting.

Med Samle en kundes ordrer på én faktura får en familie med flere ordrer én faktura for alle. Det er slått på fra start. Slår du det av, får hver ordre sin egen faktura.

Månedlig

Første faktura nå: slått på betyr at den første fakturaen lages i dag.
Første faktura, eller Neste faktura når den første lages nå: datoen for den neste. Siden foreslår en dato ut fra terminen, og du kan endre den. De neste fakturaene kommer samme dag i hver måned etter.
Antall fakturaer: Så lenge kurset varer gir en faktura hver måned fram til kursets siste økt. Fast antall gir like mange fakturaer til alle, fra 2 til 12.

Under valgene viser et eksempel hva en vanlig påmelding blir, med fakturaene tegnet sammen med kursdagene. Beløpet deles i hele kroner, og de ekstra kronene havner på de første fakturaene.

Med Så lenge kurset varer får en sen påmelding færre fakturaer, og et kurs som slutter tidligere, får færre enn et som varer hele terminen. Med Fast antall får alle like mange, på de samme datoene.

Del i to

Første del går ut nå: Halvparten (rundet ned til hele hundrelapper), et Beløp eller en Prosent.
Resten går ut Midt i kurset, regnet fra kursdagene som er igjen, eller På en dato du velger.

Med Månedlig og Del i to får hver ordre sin egen plan, også når en familie har flere ordrer. Hver planlagte faktura får like mange dager til forfall som du valgte øverst, regnet fra dagen den lages.

Gå gjennom køen

Til venstre står ordrene under Klar til fakturering. Til høyre står den første: kunden, ordrene og hva som skal faktureres. Har en kunde flere ordrer, kan du ta bort en av dem fra fakturaen ved å fjerne haken.

Sjekk beløpet, og trykk:

Opprett og send faktura med Én faktura. Står sending av, heter knappen Opprett faktura.
Planlegg 6 fakturaer (eller så mange planen har) med Månedlig og Del i to. Planen er tegnet sammen med kursdagene, så du ser at den passer med kurset.

Neste kunde står klar med en gang. Vil du vente med en, trykker du Hopp over. Den blir stående i lista, og til slutt kan du Gå gjennom dem på nytt.

Linjene på fakturaen viser kurset med navnet det har nå. På fakturaen står ordreteksten, slik den var da kunden meldte seg på. Trykk Vis ordreteksten for å se nøyaktig hva som står på fakturaen.

En familie som vil ha én faktura

Med Månedlig eller Del i to kan du bytte for én ordre under Fakturer denne ordren som. Velg Én faktura for en familie som vil betale alt på én gang. Neste ordre starter på det du valgte for køen igjen.

Har dere spurt foreldrene på påmeldingen hvordan de vil betale, ser du svaret på ordren. Se La foreldrene velge én faktura eller avdrag.

Ordrer som ikke kan deles opp

Noen ordrer faktureres med én faktura selv om du har valgt Månedlig eller Del i to. Da står det hvorfor, for eksempel:

Betalt med kort. Kortbetalingen flyttes over på fakturaen, så den står som betalt. Den må føres på én faktura.
Flere kurs på ordren. Skal den deles opp, gjør du det på ordren.
For lite igjen av kurset, eller datoen du valgte har passert.
En kreditnota deles ikke opp.

Fakturaene som skal ut i dag

Med Månedlig og Del i to er den første fakturaen ofte datert i dag. Hva som skjer med den, kommer an på om dere har slått på automatisering:

Automatisering på: fakturaene lages og sendes ved neste kjøring, mellom 09 og 15 på hverdager. Planlegger du flere enn automatiseringen sender på én gang, sier køen fra. Da må noen trykke Send likevel under Automatisering.
Automatisering av: når køen er tom, trykker du Lag dem nå.

De neste fakturaene i planen finner du under Ordre > Planlagte fakturaer.

Ordrer med ingenting å fakturere

En påmelding som er avmeldt igjen, eller en ordre på 0 kr, har ingenting å fakturere, men må likevel lukkes. Disse står under Ingenting å fakturere. Trykk Lukk 3 ordrer (eller så mange det er), så lukkes de uten faktura. Du kan se linjene på hver ordre først, og fjerne haken på dem du vil vente med. En lukket ordre kan åpnes igjen.

Har en kunde en påmelding i én ordre og avmeldingen i en annen, går de i null mot hverandre. De står under Går i null mot hverandre. Trykk Motregn og lukk, så lukkes begge uten faktura. Motregningen kan angres på ordren.

Når du har gått gjennom en termin eller et kurs, står det på slutten om det er ordrer å lukke, med Lukk ordrene.

Det som ikke står i køen

Ordrer med planlagte fakturaer vises ikke. De finner du under Planlagte fakturaer, og køen lenker dit.
Utsatte ordrer vises ikke før de ikke er utsatt lenger.
Må behandles på ordren: ordrer med en betaling som ikke kan føres trygt herfra, for eksempel en kortbetaling som er større enn det som er igjen etter en avmelding. Trykk Åpne ordren og behandle den der.

Noe gjør du alltid på ordren: fakturere en del av en ordre, legge til referanser på fakturaen, kreditere en bestemt faktura, og dele opp en ordre med flere kurs eller på andre måter enn månedlig og i to.

Tips

Fakturer neste termin før den starter. Velg En termin og terminen, så får du med alle påmeldingene som er inne.
Bruk Alle åpne ordrer jevnlig for det som kommer inn etterpå, som sene påmeldinger, varer og arrangementer.
Slå på automatisering hvis dere deler opp kursavgiften, så går de planlagte fakturaene ut av seg selv.