Purringer og inkasso

Under Ordre → Fakturaer → Purringer følger dere opp fakturaer som ikke er betalt. Hver virksomhet har en purreplan: når påminnelsene går, hvilken frist de gir, og hva som skjer når planen er ferdig. Planen gjelder enten Bookingleaf sender påminnelsene eller dere gjør det selv.

Bare eiere og administratorer ser Purringer.

Sett opp purreplanen

Første gang du åpner Purringer, ser du Sett opp purringen. Til planen er lagret, er listene tomme og du kan ikke sende påminnelser til mange på en gang.

Gå til Ordre → Fakturaer → Purringer.
Svar på Bruker dere inkasso? Svaret bestemmer hva som skjer med en faktura som fortsatt ikke er betalt når planen er ferdig, og hvilken plan vi anbefaler.
Se over påminnelsene. Planen er fylt ut med det vi anbefaler, merket Anbefalt. Endre dagene, fristen eller kanalen hvis det passer dere bedre. Planen kan ha fra én til tre påminnelser.
Velg Hvem sender påminnelsene: Vi sender dem selv eller Bookingleaf sender dem.
Klikk Lagre planen. Har du valgt at Bookingleaf sender dem, heter knappen Lagre og slå på.

Ved siden av skjemaet viser Slik går purringen hva som skjer med en faktura som ikke blir betalt, dag for dag.

Minstebeløp er 100 kr: en faktura med 100 kr eller mindre igjen å betale får ingen påminnelse. Påminnelsene ber om det som gjenstår, uten gebyr eller renter.

Den anbefalte planen

Bruker dere inkasso, anbefaler vi én påminnelse 7 dager etter forfall, med 14 dagers frist. Inkassobyrået sender sitt eget inkassovarsel, så flere påminnelser fra dere gjør bare at det tar lenger tid før kravet kan sendes til inkasso.

Bruker dere ikke inkasso, anbefaler vi tre påminnelser. Den første går 7 dager etter forfall, og de to neste 3 dager etter forrige frist, hver med 14 dagers frist. Det blir påminnelser omtrent på dag 7, 24 og 41 etter forfall. Med tre påminnelser kan dere tapsføre det som ikke blir betalt, seks måneder etter forfall.

Dagene regnes fra forfall, og hver påminnelse etter den første regnes fra fristen før den. En påminnelse venter alltid minst 3 bankdager etter fristen, så en betaling på fristdagen rekker å komme inn. Over helger og helligdager kan den derfor gå litt senere.

Send påminnelser selv

Sender dere påminnelsene selv, åpner Purringer på Påminnelse kan sendes. Der står fakturaene der planen sier at neste påminnelse kan gå i dag. Det samme finner du i fakturalisten med filteret Påminnelser: Kan sendes nå.

Kryss av fakturaene du vil sende til.
Klikk Send påminnelse.
Velg kanal og Ny frist, og send.

Kunden får påminnelsen med en gang, og den teller som neste steg i planen. Under statusen på fakturaen ser du hvor langt den har kommet, for eksempel «Purring 1 av 3 kan sendes nå».

Fakturaer på pause, fakturaer med minstebeløpet eller mindre igjen, og krav som er foreldet, kommer ikke på listen.

Når du sender til mange på en gang, går bare den påminnelsen planen sier kan gå nå. Vil du sende en påminnelse utenom planen, gjør du det fra fakturaen, én om gangen.

Advarsler før du sender

Før du sender en påminnelse selv, sier Bookingleaf fra hvis noe tilsier at du bør la være. Du kan sende likevel.

Forbi planen: «Dette blir purring 5. Planen stopper etter 3.»
Bestridt: kunden har sagt at de ikke er enige i kravet, og fakturaen er satt på pause som bestridt.
Blokkert: kunden har blokkert e-post eller SMS fra dere, så påminnelsen kommer ikke fram på den kanalen.

Å purre igjen og igjen på et krav kunden har bestridt, er i strid med god inkassoskikk. Svar kunden heller, og finn ut av saken.

La Bookingleaf sende påminnelsene

Bookingleaf kan sende påminnelsene etter planen, uten at noen trykker. Velg Bookingleaf sender dem når du setter opp planen, eller slå det på senere:

Gå til Innstillinger → Automatisering, under Betaling og fakturering.
Klikk Send av seg selv under Betalingspåminnelser.
Klikk Slå på.

Først sjekker vi at påminnelser passer for dere, så de ikke går til kunder som allerede har betalt. Betalingene må komme inn med KID, og det må ha kommet minst én KID-betaling de siste 60 dagene. Registreres mange betalinger for hånd etter at de kom inn, kan dere ikke slå det på ennå. Består dere ikke sjekken, beholder dere planen og sender påminnelsene selv. Kundestøtte kan hjelpe dere med det som må endres.

Når det er på:

Påminnelser sendes på hverdager mellom 09:00 og 15:00.
Bare fakturaer som forfaller etter at det ble slått på, får påminnelser av seg selv. Eldre forfalte fakturaer står under Påminnelse kan sendes, og sender du en påminnelse på en av dem, følger den planen videre.
Er det flere enn 50 påminnelser på én gang, holdes alle tilbake til du klikker Send likevel på Automatisering.

Påminnelser som trenger en person, havner under Til gjennomgang: kunder uten e-post eller telefon, kunder med penger til gode, og påminnelser som feilet. Der kan du Send likevel, Hopp over steget eller Sett på pause.

Se Send planlagte fakturaer automatisk om hvordan automatiseringen ellers virker.

Sett påminnelser på pause

Har en kunde fått en betalingsavtale, eller sagt at de ikke er enige i kravet, setter du påminnelsene på pause.

Åpne fakturaen og klikk Sett på pause under Påminnelser. På kunden klikker du Sett påminnelser på pause under fanen Fakturaer.
Velg om pausen gjelder Denne fakturaen eller Alle fakturaene til kunden. En pause på kunden gjelder også fakturaer de får senere.
Velg grunn: Betalingsavtale, Bestridt eller Annet.
Velg eventuelt en dato pausen varer Til og med. Lar du den stå tom, avslutter du pausen selv.

En bestridt faktura kommer heller ikke på Klar for inkasso. Når pausen er over, regnes neste påminnelse fra den dagen, minst 3 bankdager frem.

Bookingleaf leser ikke svarene kundene sender på påminnelsene. Skriver en kunde at de ikke er enige i kravet, må du selv sette fakturaen på pause som bestridt.

Kunder som har blokkert dere

Alle meldinger fra Bookingleaf har en lenke kunden kan bruke for å blokkere meldinger fra dere. En påminnelse til en blokkert adresse kommer ikke fram. Ring kunden eller send et brev, eller la fakturaen gå videre til slutten av planen.

Send til inkasso

Bruker dere inkasso, havner en faktura under Klar for inkasso når alle påminnelsene er sendt, siste frist er ute og mer enn minstebeløpet fortsatt ikke er betalt. Fakturaer på pause som bestridt kommer ikke med.

Klikk Last ned for inkassobyrået. Du får en zip-fil med en CSV med kunde, adresse, beløp og datoer, og påminnelsene som PDF.
Registrer saken hos inkassobyrået deres, slik de ber om.
Klikk Sendt til inkasso på fakturaen. Skriv gjerne inkassobyrået og saksnummeret i notatet.

Da sendes det ingen flere påminnelser på fakturaen. Har du merket feil, eller sender inkassobyrået saken tilbake, klikker du Angre.

Inkassobyrået sender sitt eget inkassovarsel. En påminnelse fra Bookingleaf er ikke et inkassovarsel, og skrives aldri som et.

Kommer det inn betaling etter at fakturaen er sendt til inkasso, havner den under Til gjennomgang. Gi inkassobyrået beskjed, og klikk Sendt videre til inkassobyrået.

Ikke vent for lenge

Et krav er foreldet tre år etter forfall. Verken påminnelser eller et inkassovarsel stopper fristen. Hver faktura på listen viser datoen den Foreldes, og de eldste står øverst. Inkassobyrået trenger noen uker før de kan gå videre med saken, så send de eldste først.

Et foreldet krav får ingen påminnelser, og fakturaen viser Foreldet.

Ferdig purret

Bruker dere ikke inkasso, havner fakturaen under Ferdig purret når alle påminnelsene er sendt og siste frist er ute. Den får ingen flere påminnelser, og står der til den er betalt, tapsført eller foreldet.

Får dere ikke pengene, klikker du Tapsfør for å åpne fakturaen og tapsføre den. Det krever et grunnlag, for eksempel at fakturaen er ubetalt seks måneder etter forfall og har fått tre påminnelser. Har planen færre enn tre påminnelser, må resten sendes for hånd før dere kan tapsføre på det grunnlaget.

Endre planen

Gå til Innstillinger → Automatisering og klikk Plan under Betalingspåminnelser. Der endrer du påminnelsene, minstebeløpet og om dere bruker inkasso. Endringen gjelder fra neste kjøring, for alle fakturaer.