Terminovergang

Terminovergang er en ny funksjon som gir deg full oversikt over prosessen med å gå fra én termin til den neste, samlet på ett sted. I stedet for å holde styr på kurs og deltakere i hodet, ser du nå nøyaktig hvor langt du har kommet, hva som gjenstår, og kan håndtere overføringer samlet.

Hva Terminovergang løser

Når en ny termin starter, må du vanligvis:

• Opprette nye kurs som ligner på de forrige, men med nye datoer
• Koble hvert gammelt kurs til det nye
• Overføre deltakere fra gamle kurs til nye
• Holde oversikt over hvem som har blitt overført og hvem som gjenstår

Før måtte du gjøre dette kurs for kurs, og selv holde styr på hva som var gjort og hva som gjensto. Med Terminovergang får du en samlet oversikt over hele prosessen, og kan koble kurs og overføre deltakere rett fra oversikten.

Slik fungerer det

Oversikten

Når du åpner Terminovergang ser du alle kursene fra nåværende termin i en liste. For hvert kurs ser du:

• Nåværende kurs på venstre side
• Neste kurs på høyre side, enten koblet til et nytt kurs, eller en tom plass som venter på at du oppretter eller kobler et kurs

Øverst på siden ser du en oppsummering av fremdriften din, for eksempel: "4 av 8 kurs paret, 32 av 50 deltakere overført." Slik vet du alltid nøyaktig hvor langt du har kommet.

Koble kurs

Når du har opprettet neste kurs i serien på vanlig måte, kan du koble det til det gamle kurset direkte fra oversikten. Når kursene er koblet sammen ser du dem som et par, og du kan begynne å overføre deltakere.

Overføre deltakere

Du kan starte overføring av deltakere når som helst. Du trenger ikke å koble kurs først. Overføring fungerer med det eksisterende videreføringssystemet du allerede kjenner, opt-in eller opt-out, men nå kan du følge med på statusen for alle kurs samlet.

For hvert kurs i oversikten ser du:

• Om kurset er koblet mot neste kurs
• Om deltakere er overført
• Hva som gjenstår
• Status på overføringen

Typisk arbeidsflyt

1. Åpne Terminovergang under Aktiviteter > Terminovergang i dashbordet
2. Gå gjennom kurslisten, se hvilke kurs som trenger et neste kurs
3. Opprett nye kurs på vanlig måte for de kursene som skal videre
4. Koble kursene i oversikten, par hvert gammelt kurs med det nye
5. Start overføring av deltakere for hvert paret kurs
6. Følg med på fremdriften til alle kurs og deltakere er håndtert

Du trenger ikke gjøre alt på én gang. Terminovergang lagrer fremgangen din, så du kan jobbe med det over flere dager eller økter.

Tips

• Start tidlig. Jo før du setter opp neste termin, jo mer tid har deltakerne til å ta stilling til videreføring.
• Koble kurs etter hvert som du oppretter dem. Da bygger du opp oversikten gradvis i stedet for å gjøre alt på slutten.
• Sjekk fremdriften jevnlig. Oppsummeringen øverst gir deg raskt svar på om det er noe som gjenstår.

Viktig å vite

• Terminovergang endrer ikke hvordan videreføring fungerer for deltakerne. De får samme invitasjoner og frister som før.
• Ordrer opprettes automatisk for videreførte deltakere, men betalinger håndteres som vanlig.